Настройка email-уведомлений: руководство пользователя

Email-канал позволяет доставлять уведомления системы на электронную почту сотрудников - как автоматически по правилам доставки, так и вручную с возможностью прикрепить файлы

С чего начать?

Убедитесь, что у вас есть данные SMTP-сервера: хост, порт, логин и пароль
Убедитесь, что у сотрудников, которые будут получать письма, указан email в профиле
Следуйте шагам по порядку: сначала настройте подключение, затем проверьте доставку

Пошаговое руководство

Шаг 1: Переход к настройкам email-канала

В боковом меню выберите раздел "Система" и перейдите в "Уведомления"
Откройте вкладку "Каналы доставки" и выберите "Email"

Шаг 2: Настройка подключения к SMTP-серверу

Нажмите "Редактировать"
Заполните параметры подключения:
- SMTP-хост (обязательное): адрес почтового сервера (например, smtp.gmail.com)
- SMTP-порт (обязательное): порт подключения. Зависит от типа шифрования:
  - 587 - для STARTTLS (рекомендуется)
  - 465 - для SSL/TLS
  - 25 - без шифрования (не рекомендуется)
- Логин (обязательное): имя пользователя для аутентификации на SMTP-сервере
- Пароль: пароль для аутентификации. Если пароль уже задан - отображается только отметка "Пароль задан", само значение не показывается. Оставьте поле пустым, если не хотите менять текущий пароль
- Шифрование: выберите один из режимов:
  - STARTTLS - соединение открывается незащищённым, затем переходит на шифрование. Порт 587
  - SSL/TLS - соединение зашифровано с первого байта. Порт 465

!!! warning "Важно"

    STARTTLS и SSL/TLS нельзя включить одновременно - выберите один режима

- **Адрес отправителя** *(обязательное)*: email, от имени которого будут приходить письма (например, `noreply@hotel.ru`)
- **Имя отправителя**: отображаемое имя в поле "От кого" (например, "Аура - система управления отелем")

При необходимости настройте дополнительные параметры:
- Таймаут отправки (сек): максимальное время ожидания ответа от SMTP-сервера на одну операцию
- Задержка повтора (сек): пауза перед повторной попыткой отправки при временной ошибке (рекомендуется 300 - 5 минут)
Нажмите "Сохранить"

Изменения применяются без перезапуска системы - канал подхватит новые настройки автоматически

Шаг 3: Включение и отключение канала

Переключатель "Активен" на странице настроек включает или отключает email-канал целиком:

Включён - канал принимает задачи на отправку и доставляет письма
Выключен - новые задачи на отправку не принимаются. Письма, которые уже находились в обработке в момент отключения, будут отправлены до конца

Отключение канала не удаляет правила доставки с типом "Email" - они сохраняются и снова начнут работать после включения канала

Шаг 4: Отправка письма вручную

Если нужно отправить письмо конкретному сотруднику или группе вне зависимости от правил доставки:

Перейдите в раздел "Система" -> "Уведомления"
Нажмите "+ Отправить уведомление" и выберите канал "Email"
Заполните форму:
- Тип уведомления (обязательное): выберите тип (ALARM, INFO, WARNING и т.д.)
- Заголовок: тема письма
- Сообщение: текст письма. Или выберите готовый шаблон с автоподстановкой параметров
- Получатели (обязательное): укажите конкретных сотрудников или роли. Сотрудник получит одно письмо, даже если попадает в несколько указанных ролей
- Приоритет (обязательное): влияет на срок действия - если письмо не удастся доставить до истечения срока, оно отправлено не будет
При необходимости прикрепите файлы (подробнее - в шаге 5)
Нажмите "Отправить"

Срок действия письма

Если не задать срок вручную, система установит его автоматически по приоритету: LOW - 24 часа, NORMAL - 3 дня, HIGH - 7 дней, CRITICAL - 30 дней. Повторные попытки доставки прекращаются по истечении этого срока

Шаг 5: Отправка письма с вложением

При ручной отправке к письму можно прикрепить файлы двумя способами:

Загрузить файл: выберите файл на вашем компьютере - он будет загружен и прикреплён к письму
Указать файл из хранилища: введите идентификатор файла, который уже хранится в системе

Ограничения вложений

Суммарный размер всех вложений - не более 25 МБ. При повторной попытке доставки файл скачивается из хранилища заново - если файл был удалён раньше истечения срока письма, попытка завершится ошибкой без дальнейших повторов

Мониторинг доставки

В разделе "Система" -> "Уведомления" -> "Журнал доставки" доступна история всех попыток отправки писем с фильтрацией по получателю, статусу и датам

Статусы доставки для email:

Статус	Значение
Новое	Письмо создано, ещё не передано в очередь отправки
Отправляется	Передано каналу, идёт попытка отправки
Отправлено	SMTP-сервер принял письмо
Ошибка	Не удалось доставить - в журнале указана причина

Для email финальный успешный статус - "Отправлено". Подтверждение о том, что письмо дошло до получателя, стандартный SMTP не предоставляет

Причины ошибок

Причина	Значение	Повтор
Временная ошибка SMTP	Сервер временно недоступен, таймаут соединения	Да - через заданную задержку
Постоянная ошибка SMTP	Неверный адрес получателя, письмо отклонено сервером	Нет
Нет email в профиле	У получателя не указан email	Нет
Срок истёк	Время жизни письма закончилось до успешной отправки	Нет
Файл не найден	Вложение было удалено из хранилища до отправки	Нет

Возможные проблемы и решения

"Письма не отходят"

Причины:

Канал отключён
Неверные параметры SMTP (хост, порт, логин, пароль)
Неверный режим шифрования для данного провайдера

Решение:

Проверьте, что переключатель "Активен" включён
Убедитесь, что хост и порт соответствуют вашему почтовому провайдеру
Проверьте правильность логина и пароля - при необходимости введите пароль заново
Уточните у провайдера, какой режим шифрования требуется: STARTTLS (порт 587) или SSL/TLS (порт 465)

"Письмо в статусе «Ошибка»"

Решение:

Откройте журнал доставки и найдите запись - там будет указана причина
Если причина "Временная ошибка SMTP" - система уже делает повторные попытки автоматически
Если причина "Нет email в профиле" - добавьте email в профиль сотрудника и отправьте письмо повторно вручную
Если причина "Постоянная ошибка SMTP" - проверьте правильность email-адреса получателя

"Получатель не получил письмо, хотя статус «Отправлено»"

Причины:

Письмо попало в папку "Спам"
Задержка на стороне почтового провайдера получателя

Решение:

Попросите получателя проверить папку "Спам"
Убедитесь, что адрес отправителя и домен правильно настроены у вашего почтового провайдера, если таковой есть (SPF, DKIM-записи)

Важная информация

Пароль SMTP хранится в зашифрованном виде и не отображается в интерфейсе - только отметка "Пароль задан"
Изменения настроек применяются без перезапуска системы
Повторные попытки доставки делаются только при временных ошибках SMTP - до истечения срока действия письма
Каждая попытка отправки фиксируется в журнале доставки отдельной записью

Поздравляем! Email-канал настроен и готов к работе