Перейти к содержанию

Работа с заселением: руководство пользователя

Управление заселением гостей - ключевой процесс работы службы приёма и размещения. Система позволяет оформлять заселение (как по существующим броням, так и без них), вносить изменения в условия проживания, обновлять данные гостей, выпускать карты доступа и завершать пребывание (выселение)

Перед началом работы с заселениями:

  1. Убедитесь, что в системе создана структура отеля (здания, этажи, номера)
  2. Проверьте, что настроены категории номеров
  3. Для выпуска карт доступа убедитесь, что подключены картридер и запущен агент

Где находится

Раздел доступен по пути: "Управление" → "Заселение"

Пошаговое руководство

Навигация и интерфейс

Шаг 1: Переход в раздел заселений

  1. В боковом меню системы выберите пункт "Управление" → "Заселение"
  2. Система откроет страницу со списком всех текущих и завершённых заселений

Открыть конкретное заселение

Где бы вы ни увидели номер заселения (например, GC-2026-06-29-1) - нажмите на него, чтобы открыть страницу с полной информацией

Создание заселения

Шаг 2: Способы создать заселение

  1. Из подтверждённого бронирования: на странице бронирования в статусе "ПОДТВЕРЖДЁН" нажмите кнопку "Создать заселение" - гость, даты и источник подставятся автоматически

  2. Без брони:

    • кнопка "+ Добавить заселение" на странице "Заселение"
    • кнопка "+ Добавить бронирование" в верхней части бокового меню → выберите "Заселение"
    • выделение периода в "Шахматке" (см. Шаг 10)

Шаг 3: Заполнение базовых данных (при создании без брони)

  1. В блоке "Заказчик" укажите:

    • ФИО гостя - при вводе система предложит автодополнение, если гость уже есть в базе (обязательное поле)
    • Телефон (обязательное поле)

  2. В блоке "Параметры заселения" укажите:

    • Период проживания (даты и время заезда/выезда)
    • Источник заселения

  3. Нажмите кнопку "Перейти к заселению"

Система создаст заселение в статусе "Черновик" с автоматически сгенерированным номером (например, GC-2026-06-29-1) и откроет его страницу. На странице вы увидите:

  • "Параметры заселения" - данные заказчика, период, источник, номер бронирования (или "Отсутствует", если заселение без брони)
  • "Размещение" - изначально "Номера не выбраны"
  • "Прочее" - текущий статус, кто создал и редактировал заселение
  • Кнопки "Удалить" и "Подтвердить заселение"

Шаг 4: Размещение - добавление номеров

  1. На странице заселения (статус "Черновик") в блоке "Размещение" нажмите "Редактировать"
  2. Откроется панель "Размещение заселения" со сводкой: даты, заказчик, количество гостей, общая стоимость
  3. Нажмите кнопку "+ Добавить номер"

  4. В открывшемся окне "Добавить номер" выберите:

    • Категория номера (обязательное поле)
    • Доступные номера - можно выбрать сразу несколько номеров этой категории (обязательное поле)

  5. Нажмите "Добавить выбранные"

Номер появится в блоке "Список номеров" с указанием занятости и стоимости (например, "Номер 1 (4/6 гостей, 97 200,00 ₽)"). Система автоматически создаёт слоты вида "Незаполненный гость 1", "Незаполненный гость 2" и так далее - по числу мест в номере

Шаг 5: Заполнение данных гостей

  1. В "Список номеров" выберите слот (например, "Незаполненный гость 1")
  2. На вкладке "Гость" справа в поле "ФИО" начните вводить имя - система покажет совпадения среди существующих гостей с их типами (например, VIP, DISABLED)

  3. Нажмите "Выбрать" у нужного гостя

    Если гостя нет в базе, нажмите "Добавить нового гостя" и заполните форму "Создать гостя" (поля те же, что при создании гостя в картотеке - Фамилия*, Имя*, Отчество, Типы гостя*, Пол*, Дата рождения*, Телефон*, Доп. Телефон, E-mail, Заметки)

  4. Повторите для каждого слота. Чтобы убрать гостя из слота - нажмите на иконку корзины рядом с его именем

  5. Если нужно разместить гостей в нескольких номерах - повторите Шаг 4, затем заполните гостей и в новых слотах
  6. Нажмите "Сохранить"

Шаг 6: Выпуск гостевой карты (опционально, прямо при размещении)

  1. В панели "Размещение заселения" выберите гостя в списке номеров
  2. Перейдите на вкладку "Выпуск карты"
  3. При необходимости нажмите "Выберите считыватель карт", если подключено несколько устройств
  4. Положите чистую карту на считыватель и нажмите "Выпустить гостевую карту"
  5. Выпущенная карта появится в блоке "Карты гостя"

Карты можно выпустить и позже

Выпуск карты на этапе размещения - не обязательный шаг. Карты можно выпустить позже, через эту же вкладку или отдельно через "Менеджер карт"

Шаг 7: Подтверждение заселения

  1. Закройте панель размещения и вернитесь на страницу заселения
  2. Проверьте все данные: гостя, размещение, количество взрослых/детей/младенцев, итоговую сумму
  3. Нажмите кнопку "Подтвердить заселение"
  4. Статус изменится с "Черновик" на "Заселен", а доступные действия на странице сменятся на "Досрочное выселение" и "Завершить"

Черновик можно просто удалить

Пока заселение в статусе "Черновик", вместо отмены на его странице доступна кнопка "Удалить"

Работа с текущими заселениями

Шаг 8: Изменение данных проживания

  1. Откройте страницу заселения (статус "Заселен")
  2. Чтобы изменить гостя-заказчика, даты или источник - нажмите "Редактировать" в блоке "Параметры заселения"
  3. Чтобы изменить номера, гостей в номерах или выпустить карту - нажмите "Редактировать" в блоке "Размещение" (откроется та же панель, что и при создании - см. Шаги 4-6)

Важно

При изменении дат или номера система проверит доступность на новые даты. Если номер занят другой бронью или заселением, вы получите предупреждение

Шаг 9: Обновление данных гостя

  1. Откройте страницу заселения и нажмите "Редактировать" в блоке "Размещение"
  2. Выберите гостя в списке номеров
  3. Внесите изменения через поиск/выбор гостя или отредактируйте его карточку отдельно в разделе "Гости" (см. мануал "Ведение картотеки гостей")
  4. Нажмите "Сохранить"

Шаг 10: Выселение гостя

На странице заселения в статусе "Заселен" доступны две кнопки:

  • "Завершить" - обычное завершение проживания (по плановой дате выезда или раньше)

  • "Досрочное выселение" - досрочное завершение проживания

  • Нажмите нужную кнопку

  • Подтвердите действие во всплывающем окне
  • Номер освобождается и переходит в статус "Требуется уборка" - автоматически создаётся задание на уборку (см. мануал "Формирование структуры отеля и подготовка номеров")

Работа через шахматку (визуальный календарь)

Шаг 11: Создание заселения через шахматку

  1. Перейдите в раздел "Шахматка"
  2. На строке нужного номера выделите свободный период, зажав и протащив мышью
  3. В верхней панели появятся три кнопки: "Бронирование", "Заселение", "Отмена"
  4. Нажмите "Заселение" - откроется форма создания заселения (см. Шаг 3) с уже заполненными номером, датами и временем

Не перепутайте

"Бронирование" и "Заселение" - разные кнопки и разные процессы. Бронирование фиксирует номер на будущее, заселение сразу размещает гостя

Шаг 12: Просмотр и редактирование через шахматку

  1. В шахматке найдите цветной блок существующего заселения
  2. Кликните по блоку, чтобы открыть страницу заселения (см. Шаг 8)
  3. Для изменения дат потяните за границы блока, для переноса на другие даты или номер - перетащите весь блок целиком

Возможные проблемы и решения

"Не могу изменить даты проживания - система показывает конфликт"

Причины:

  1. Номер уже забронирован другим гостем на выбранные даты
  2. В системе есть другое заселение или бронь на этот же период

Решение:

  1. Посмотрите детали конфликта - система покажет, какое бронирование/заселение занимает номер

  2. Варианты действий:

    • Предложите текущему гостю другие даты
    • Предложите другой свободный номер
    • Свяжитесь с другим гостем для согласования изменений

"Не могу завершить заселение - система не реагирует"

Причины:

  1. Проблема с подключением к базе данных
  2. Заселение уже завершено

Решение:

  1. Проверьте статус заселения - возможно, он уже изменён
  2. Обновите страницу и попробуйте снова
  3. Обратитесь к администратору, если проблема сохраняется

"Ошибка при создании заселения: 'Номер недоступен'"

Причины:

  1. Номер занят другим заселением или бронью на эти даты
  2. Техническая ошибка синхронизации данных

Решение:

  1. Проверьте статус номера в разделе "Зоны"
  2. Если номер требует уборки - дождитесь завершения уборки
  3. Если номер в ремонте - выберите другой номер
  4. Обновите список номеров в форме размещения

"Не отображаются данные гостя при выборе брони"

Причины:

  1. В бронировании не указаны данные гостя
  2. Гость удалён из системы

Решение:

  1. Заполните данные гостя вручную в форме размещения
  2. Если гость был в системе - найдите его через поиск гостей и привяжите к слоту

"Не работает выпуск карт при заселении"

Причины:

  1. Не подключен картридер
  2. Не запущен агент
  3. Закончились чистые карты

Решение:

  1. Проверьте подключение картридера к компьютеру
  2. Запустите агент выпуска карт
  3. Подготовьте чистые RFID-карты

Важная информация

  • Выпуск карт: карты можно выпустить как сразу при размещении гостя, так и позже через ту же вкладку или "Менеджер карт"
  • Слоты гостей: количество мест в номере определяет количество слотов "Незаполненный гость N" - все слоты не обязательно заполнять сразу
  • Изменения дат: все изменения дат проживания автоматически проверяются на конфликты с другими бронями и заселениями
  • Шахматка: самый наглядный способ управления заселениями - используйте визуальный календарь для быстрых операций